Kako pratiti neplaćene fakture u Excel-u i kada preći na softver
Excel može biti dobar početak, ali postaje problem kada se statusi ne ažuriraju redovno, kada se odgovori kupaca gube u inboxu i kada više osoba prati isti proces.
Koraci
- 1U tabeli vodite broj fakture, kupca, iznos i datum dospeća.
- 2Dodajte kolonu za poslednju opomenu i sledeći korak.
- 3Posebno beležite obećane datume plaćanja.
- 4Redovno proveravajte da li su statusi ažurni.
- 5Pređite na softver kada tabela više ne prati komunikaciju i odgovornosti.
Kada je Excel dovoljan
Ako firma ima mali broj faktura i jedna osoba prati ceo proces, Excel može da bude dovoljan. Važno je da tabela bude uredna i da se ažurira odmah nakon svake aktivnosti. Problem nastaje kada to prestane da se dešava.
Excel ne vidi mejl odgovore, ne povezuje automatski opomene i ne zna da je kupac obećao uplatu ako neko to ne upiše. Zato vremenom postaje slab za aktivnu naplatu.
Kada je vreme za Kelviox
Ako se odgovori traže po inboxu, ako više osoba pita za isti status ili ako se opomene šalju neredovno, vreme je za sistem. Kelviox povezuje fakture, komunikaciju i sledeće korake, pa proces ne zavisi samo od discipline u tabeli.
Prelazak na softver ne znači da firma mora odmah promeniti sve. Može početi od praćenja dospelih faktura i postepeno uključiti opomene, SEF i mejl integraciju.
FAQ
Nije loš kao početak, ali postaje ograničen kada proces uključuje mnogo kupaca, mejlova i opomena.
Kada više nije jasno koja faktura ima koji status i šta je poslednje dogovoreno sa kupcem.
Za operativnu naplatu da, jer povezuje fakture, opomene i odgovore u jedan tok rada.