SEF praćenje faktura povezano sa naplatom, opomenama i mejl komunikacijom

SEF je važan izvor podataka o elektronskim fakturama, ali nije kompletan operativni sistem za naplatu. U njemu se vidi mnogo toga vezano za fakture, ali svakodnevni posao naplate često se dešava van SEF-a: u mejlovima, telefonskim dogovorima, tabelama i internim beleškama.

Kelviox zato koristi SEF kao izvor, ali dodaje ono što firmi obično nedostaje: pregled kašnjenja, povezivanje sa komunikacijom, opomene i sledeće korake. Drugim rečima, SEF pokazuje fakture, a Kelviox pomaže da se te fakture operativno naplate.

Ako firma ručno prepisuje podatke iz SEF-a u Excel ili drugi sistem, brzo nastaju greške i zastareli statusi. Jedna promena u SEF-u ne znači mnogo ako se ne prenese u proces naplate. Zato je povezivanje preko API ključa važan korak ka automatizaciji.

Kelviox je usmeren na to da se fakture povuku iz povezanog izvora i zatim koriste u toku naplate. To znači manje ručnog unosa, manje kopiranja i manje situacija u kojima tim ne zna da li radi sa poslednjim podacima.

Faktura u SEF-u može da kasni, ali razlog kašnjenja često nije u SEF-u. Razlog je u komunikaciji: kupac je poslao odgovor, najavio plaćanje, tražio dodatni dokument ili osporio iznos. Ako se taj odgovor nalazi u inboxu, odvojeno od fakture, tim mora ručno da sklapa sliku.

Kelviox pomaže da se faktura i komunikacija posmatraju zajedno. Kada je povezan Gmail ili Outlook, odgovori kupaca mogu da postanu deo toka naplate. Tada se lakše vidi da li treba poslati opomenu, sačekati dogovoreni datum ili rešiti spor.

Najveću korist imaju firme koje već redovno rade sa eFakturama i imaju mnogo izlaznih računa. To su distributeri, veleprodaje, B2B uslužne firme, IT i marketing agencije, firme sa ponavljajućim mesečnim fakturisanjem i računovodstvene agencije koje žele bolji pregled za svoje klijente.

Ako firma ima malo faktura mesečno, ručna provera možda još uvek može da prođe. Ali čim postoji više kupaca, različiti rokovi plaćanja i više osoba koje komuniciraju sa klijentima, SEF integracija u kombinaciji sa sistemom za naplatu postaje mnogo vrednija.

Cilj nije da se firma potpuno odrekne kontrole. Cilj je da se ukloni nepotreban ručni rad: proveravanje statusa, prepisivanje podataka, traženje fakture i traženje poslednjeg mejla. Kada sistem sam prikupi osnovne podatke, ljudi mogu da se bave odlukom i komunikacijom.

Kelviox pomaže da se iz SEF-a ne dobije samo evidencija, već i radna lista za naplatu. Ta lista pokazuje koje fakture kasne, koji klijenti zahtevaju pažnju i gde je sledeći korak. To je ono što direktno pomaže novčanom toku.

Kada se uvede sef praćenje faktura, prvi znak boljeg procesa je manji broj nejasnih slučajeva. Tim više ne pita gde je poslednji mejl, da li je podsetnik poslat ili ko je zadužen za proveru. Informacije stoje uz fakturu i kupca, pa je lakše nastaviti tamo gde je prethodna aktivnost stala.

Drugi važan znak je redovniji ritam. Umesto da se naplata radi samo kada nastane pritisak, sistem svakog dana pokazuje šta je dospelo, šta čeka odgovor i šta zahteva sledeći korak. To ne rešava svaki dug automatski, ali čini da firma svoj deo posla radi dosledno i na vreme. Vremenom se lakše vidi koji kupci redovno kasne, koji odgovaraju na podsetnike i gde treba promeniti način komunikacije.